Ordnungsgemäße Rechnungen sparen Zeit und Geld

Bei der Rechnungslegung treten häufig Probleme bei unrichtig ausgewiesener Umsatzsteuer auf. Warum man als Unternehmer so viel Wert auf eine ordnungsgemäße Rechnungsstellung legen sollte und was es bei der Umsatzsteuervoranmeldung zu beachten gilt, erläutert Steuerberaterin Dr. Stefanie Becker.

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Dr. Stefanie Becker, Steuerberaterin

Warum sollte man besondere Genauigkeit bei der Prüfung eingehender und ausgehender Rechnungen walten lassen?
Nun, zum einen schon aufgrund der Vollständigkeit und Richtigkeit der Rechnungsangaben als zwingende Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Zum anderen aber auch oder gerade in Bezug auf den korrekten Ausweis der Umsatzsteuer. Hier treten immer wieder Fehler auf, die eine Menge Probleme nach sich ziehen können und die sich dann nur mit teilweise hohem Aufwand korrigieren lassen.

Welche Folgen können fehlerhaft ausgestellte Rechnungen haben?
Ein häufig beobachtetes Problem ist eine unrichtig ausgewiesene Umsatzsteuer. Nehmen wir beispielsweise einen zu hoch angesetzten Umsatzsteuerausweis beziehungsweise einen Ausweis von Umsatzsteuer, obwohl die Leistung steuerfrei gewesen wäre. Dies hätte für den Rechnungsaussteller zu Folge, dass er auch gegenüber dem Finanzamt einen höheren Betrag – nämlich den ausgewiesenen Betrag –  schuldet. Der Rechnungsempfänger hingegen darf die in der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer jedoch nicht in voller Höhe als Vorsteuerabzug geltend machen. Er darf  vielmehr den tatsächlich gesetzlich geschuldeten Betrag verrechnen, also weniger bzw. bei steuerfreier Leistung nichts.

Im umgekehrten Fall, in dem die Umsatzsteuer zu niedrig oder gar nicht ausgewiesen wird, obwohl eine Steuerpflicht besteht, würde dies für den Rechnungsaussteller bedeuten, dass er den tatsächlichen Steuerbetrag aus dem ausgewiesenen Entgelt gegenüber dem Finanzamt schuldet. Der Rechnungsempfänger wiederum kann die Vorsteuer nur in Höhe des auf der Rechnung ausgewiesenen Betrages geltend machen.

Für die Gegenrechnung von Umsatzsteuer und Vorsteuer bedeutet das, es besteht die Gefahr, dass ein höherer Steuerbetrag abgeführt werden muss als tatsächlich anfällt. - Geld, das an anderer Stelle sicherlich dringend benötigt wird.

Was sollte man tun, wenn in empfangenen Rechnungen die Umsatzsteuer falsch ausgewiesen wurde?
In jedem Fall sofort reklamieren und die Rechnung berichtigen lassen. Wurde Umsatzsteuer zu hoch ausgewiesen, sollte insoweit auch keine Zahlung an den Leistungspartner erfolgen. Eine Rechnungsberichtigung ist an sich jederzeit möglich. Die berichtigte Rechnung muss dann ebenfalls alle Pflichtangaben enthalten und insbesondere mit aktuellem Datum ausgestellt werden und eindeutig auf die zu berichtigende Rechnung  Bezug nehmen.

Wäre auch eine rückwirkende Berichtigung möglich, also wenn bereits der Vorsteuerabzug geltend gemacht wurde?
Hier ist die Sachlage etwas komplizierter. Möglich ist eine Korrektur unter gewissen Voraussetzungen in den meisten Fällen schon. Es besteht aber die Gefahr, dass aufgrund einer Versagung des geltend gemachten Vorsteuerabzugs, Nachzahlungszinsen entstehen. Soweit sollte man es damit eigentlich gar nicht erst kommen lassen, sondern von Anfang an Sorgfalt bei der Prüfung eingehender bzw. Erstellung ausgehender Rechnungen walten lassen.

Frau Dr. Becker, was müssen Existenzgründer bei der Umsatzsteuervoranmeldung grundsätzlich wissen?
Bei der Umsatzsteuervoranmeldung wird sowohl die aus Verkäufen von Produkten oder Leistungen eingenommene Umsatzsteuer angegeben als auch die Vorsteuer, also die Umsatzsteuer, die bei unternehmensbezogenen Einkäufen getätigt wurde. Vom Unternehmer selbst und ohne Aufforderung durch das Finanzamt  abzuführen ist die Differenz aus Umsatzsteuer und Vorsteuer. Übersteigt der Vorsteuerbetrag die abzuführende Umsatzsteuer, wird die Differenz vom Finanzamt erstattet. Für die Umsatzsteuer gilt die sogenannte Sollbesteuerung. Sobald ein Produkt verkauft oder eine Leistung erbracht wurde, muss die Steuer auch in der entsprechenden Voranmeldung angegeben und abgeführt werden, nicht erst, wenn der Kunde bezahlt hat. Existenzgründer sollten beachten, dass sie in den ersten zwei Jahren ihre Voranmeldungen monatlich abgeben müssen, konkret bis zum 10. Tag des Folgemonats. Auf Antrag kann jedoch auch eine Dauerristverlängerung gewährt werden, allerdings wird dann eine Sondervorauszahlung fällig. Sonderregelungen in Bezug auf die Umsatzsteuer gelten, das sei hier angemerkt, für Kleinunternehmer, deren Umsätze dauerhaft unter 17.500 Euro bleiben.

Was sollte man bei der aller ersten Umsatzsteuervoranmeldung beachten?
Nach Anmeldung des Unternehmens beim Finanzamt – das Finanzamt stellt hierfür Vordrucke zur Verfügung – muss bereits im Monat der ersten empfangenen bzw. erbrachten Leistungen eine Umsatzsteuervoranmeldung elektronisch beim Finanzamt eingereicht werden. Dabei muss der Unternehmer seine Umsätze vollständig angeben und die Zahllast bzw. den Erstattungsbetrag selbst errechnen. Sofern sich in der Anfangszeit der Betriebsaufnahme aufgrund größerer Investitionen höhere Erstattungsbeträge ergeben, kann es sein, dass das Finanzamt vor einer Erstattung rückfragt, worauf die Vorsteuern beruhen. Dies ist üblich und sollte kein Anlass zur Sorge sein.

Wie sollte man sich bei Betriebsprüfungen verhalten?
Betriebsprüfungen finden meist erst einige Jahre nach Unternehmensgründung statt. Es kann in Einzelfällen jedoch sein, dass sich insbesondere bei umfangreichen Investitionen eine Umsatzsteuersonderprüfung für einzelne Voranmeldungszeiträume bereits im ersten Jahr ankündigt. Wurden die umsatzsteuerlichen Pflichten ordnungsgemäß erfüllt und insbesondere Eingangsrechnungen auf Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft und auch für den Prüfer nachprüfbar archiviert, bestehen keine Gründe, hierüber beunruhigt zu sein.

Vielen Dank.