Dienstag, 12. Mai 2020 | News | Blog

Erfolgreiches Arbeiten im Home-Office – Tipps aus der Praxis

Besprechungen, Schulungen und Vorträge finden derzeit virtuell von zuhause aus statt. Nach 6 Wochen Home Office ziehen wir ein Resümee. Vieles läuft inzwischen sehr gut, doch einige Dinge sollten nach wie vor unbedingt verbessert werden.

Home-Office - Praxis Tipps

Home-Office - Praxis Tipps

Vor knapp einem Monat habe ich Artikel zu Teleworking und Home-Office geschrieben. Zugegeben, ich war nicht der Einzige, der hierzu Tipps gab. Seit über 30 Jahren arbeite ich nunmehr aus dem Home-Office und bin nach wie vor verwundert, dass es Corona braucht, dass Teleworking und die damit einhergehende Flexibilisierung endlich den Turbo zündet. Ich empfehle jedem Unternehmen: „Flexibilisieren Sie die Arbeit.“ Richtig gemacht profitieren Firma und Mitarbeiter – meist erheblich.

Nach fünf Wochen – Home-Office „aus Zwang“ möchte ich ein kurzes Resümee meiner Wahrneh­mungen und den erhaltenen Rückmeldungen ziehen, zudem einige Ergänzungen einfließen lassen.

 

1. Klare Regeln

Eigentlich ist es doch klar, dass Regeln, die am Arbeitsplatz im Betrieb gelten, auch bei der Arbeit von zuhause gelten. Da kann man kaum widersprechen, oder? In der Realität ist dies leider in vielen Fällen noch immer nicht so. Nach dem Motto „Augen zu und durch“ gelingt dies – oder leider oft – auch nicht. Es gelingt immer dann nicht, wenn es zu Streitfällen oder zu kritischen Situationen kommt. Da verschwindet eine wichtige Unterlage, das Firmennetz erleidet plötzlich einen Virenangriff, der Mitarbeiter verletzt sich, als er spätabends mit der Arbeit aufhört, … Probleme in diesen Fällen müssen nicht sein. Eine klare Vereinbarung ist schnell gemacht und kostet kaum Geld und Zeit.

Ich möchte meinen Tipp hierzu nochmals wiederholen und unterstreichen, wie wichtig es ist, dass Sie und Ihr Arbeitgeber rechtlich abgesichert sind. Corona kam für uns alle überraschend, aber wo ist bitte die Hürde, dass man als Unternehmen nicht kurz die wichtigsten Spielregeln zusammenschreibt:

  • Arbeitssicherheit: Die meisten Unfälle passieren im eigenen Haushalt. Wie ist der Schutz geregelt, wenn etwas passiert?
  • Vertraulichkeit: Wichtige Daten sind außerhalb des Betriebs besonders zu schützen, das gilt auch für Unterlagen in Papierform. Wie gewährleisten Sie ausreichenden Schutz, wenn Sie im Wohnzimmer arbeiten (müssen).
  • Datenschutz: Personenbezogene Daten sind vom Gesetzgeber besonders geschützt.
  • Arbeitsrecht, Tarifrecht und Betriebsvereinbarung gelten auch zuhause. Wie ist das mit der Arbeitszeit, welche Zeiten darf ich aufschreiben? Muss ich meine Arbeitszeiten dokumentieren?
  • Wie ist das mit der Nutzung des privaten Equipments? Wie läuft es ab, wenn der Arbeitgeber Zugang zur Wohnung benötigt? Was ist für den Betrieb von Firmengeräten zu beachten? Wie sichere ich wichtige Daten gegen Verlust? …

Diese Fragestellungen geben Ihnen ein gutes Grundgerüst für eine kurze Richtlinie zum Home-Office. Eventuell haben Sie solch eine bereits im Arbeitsvertrag und kennen diese nur nicht.

 

2. Klarer Tagesablauf

Ist für Sie das permanente Home-Office schon zum Alltag geworden? Sie kennen sich inzwischen mit Webkonferenzen und der genutzten Software aus, wissen, dass man die Kamera abschaltet, wenn man genüsslich seinen Kaffee trinkt und wann man wen am besten wie erreichen kann. Eine gewisse Ermüdung setzt ein.

Nach einem Monat ist es nun an der Zeit das Erreichte kritisch zu beäugen und gezielt zu verändern: Behalten Sie Bewährtes! Streichen Sie Unnützes! Führen Sie wichtige Neuerungen ein, …, vor allem aber sprechen Sie dies mit Ihrem Chef/Kollegen/Mitarbeiter durch, eventuell ist dessen Wahrnehmung eine andere. Eventuell braucht er genau den Kontakt, der Ihnen unwichtig ist.

Gerade jetzt ist es besonders wichtig, den Tag gut zu strukturieren. Schreiben Sie Ihre Tagesziele konsequent auf und haken Sie diese ab. Starten und enden Sie nach wie vor zu definierten Zeiten und achten Sie auf nötige Pausen. Für meine HOTs (Home-Office-Tage), die ich sehr selbstbestimmt gestalten kann, hat sich z.B. folgendes Grundgerüst bewährt:

  • 08:30 – 10:00 E-Mails durchforsten und beantworten, Telefonate, Abstimmungen
  • 10:00 – 11:30 Projektzeit 1
  • 11:30 – 12:45 Artikel/Post durchlesen + Puffer
  • 12:45 – 13:45 Mittag, kurzer Spaziergang
  • 13:45 – 15:30 E-Mails und Schriftverkehr, Telefonate
  • 15:30 – 17:00 Projektzeit 2
  • 17:00 – 18:00 Tagesresümee, Aufräumen, Tagesplanung für morgen

Bitte verstehen Sie dies als groben Plan, natürlich weiche ich bei bedarfsorientiert davon ab. Mehrmals am Tag lege ich bewusst 5 Minuten Bewegungspausen ein (Details dazu unter 4.), daher beträgt die rechnerische Arbeitszeit im obigen Plan auch 8:30 Stunden.

Sie meinen, das klingt zu „bürokratisch“? Gerade mir als Selbstständiger ist es eine prima Hilfe, damit ich mit meiner Zeit gut haushalte. Natürlich haben manche Arbeitswochen wesentlich mehr als 40 Stunden, aber dann gibt es auch entspanntere Wochen. Ich genieße diese Flexibilität und merke aber auch, wie mich geordnete Strukturen entlasten. Probieren Sie es einfach selbst aus und starten Sie mit einem Plan, der zu Ihrer Arbeitsweise passt.   

3. Klares Kommunizieren

Ein fest etablierter und gut strukturierter Team-Videocall ist eine wichtige Sache. Wenn Sie im Team arbeiten, kann das täglich sein, ansonsten 1-2x die Woche. Bei den Teamrunden zeigt sich immer wieder, dass dabei die Redezeiten stark unterschiedlich sind. Achten Sie darauf, dass jeder zu Wort kommt. Akzeptieren Sie keine Vielredner und Nichtredner. Eine einfache Nachfrage kann Schweig­samen helfen. Hier ist die Gelegenheit, Rechenschaft zu geben und Dinge anzusprechen. Nutzen Sie dies unbedingt. Das hilft der Teamhygiene, hält das Team zusammen und beugt einer Isolation vor.

Wenn ich „gut strukturiert“ sage, verbirgt sich dahinter: Das Ziel des Calls ist klar, ebenso die Agenda, die Protokollierung und die Verantwortlichkeiten. Es gibt kaum etwas Unproduktiveres als Calls ohne Agenda, die dann meist zeitlich noch überzogen wird. Bitte vergessen Sie am Ende nicht die Ergebnis/ Aktions-Liste und das weitere Vorgehen gemeinsam zu verabschieden. Manchmal stellt sich die Frage: Soll eine Zeit für Persönliches oder Smalltalk eingeplant werden. Ich denke, dass die Antwort hierauf klar ist. Bei Team-Meetings unbedingt, bei anderen ist es empfehlenswert.

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Zu guter Letzt:

Denken Sie daran, dass wichtige Daten unbedingt geschützt werden müssen. Das ist essenziell als Schutz Ihres Unternehmens und bei personenbezogenen Daten zudem auch gesetzlich zwingend nötig.

Autor: Harry Schäfle ©2020 www.secobit.de